Как организовать голосование и сбор денег на экскурсию
Полное руководство: как собрать участников, провести голосование за место, организовать оплату и не потерять ни одного родителя в процессе.
Сложности организации экскурсий
Организация классной экскурсии это не просто «собрать деньги». Это целый процесс с множеством этапов, где легко что-то упустить.
Куда едем?
Нужно выбрать место. Кто-то хочет в музей, кто-то в театр, кто-то в планетарий. Как понять, что выбрать?
Кто едет?
Нужен точный список участников. «Мы поедем» это сколько человек? Дети? Родители? Бабушки?
Как собрать деньги?
У всех разные банки. Кто-то может только наличными. Кто-то через СБП. Как отследить, кто оплатил?
Сроки горят
Билеты нужно бронировать заранее. А кто-то «ещё думает». А кто-то «сдаст завтра». А завтра уже поздно.
Как провести голосование
Прежде чем собирать деньги, нужно определиться с местом. Вот несколько способов провести голосование:
Опрос в мессенджере
WhatsApp и Telegram имеют встроенные опросы.
- ✓ Быстро создать
- ✓ Все видят результаты
- ✗ Теряется в чате
- ✗ Нет учёта, кто голосовал
Joinly + опрос
Используйте опрос для выбора, затем Joinly для сбора.
- ✓ Опрос определяет место
- ✓ Joinly собирает участников
- ✓ Точный список и оплата
- ✓ Всё в одном месте
Рекомендуемый процесс
Сбор участников
После выбора места нужно собрать точный список участников. Это важно для бронирования билетов и транспорта.
Экскурсия в Планетарий
5 «А» класс • 25 декабря, 10:00
Едем в Московский планетарий! Программа: экскурсия + сеанс в Большом звёздном зале. Встречаемся у школы в 9:00, возвращаемся к 14:00.
- ✓ Точный список видно, кто записался, сколько человек едет
- ✓ Можно добавить сопровождающих родитель записывает ребёнка + себя
- ✓ Дедлайн виден всем «Запись до 20 декабря» мотивирует не откладывать
- ✓ Регистрация не нужна родители просто переходят по ссылке и записываются
Организация оплаты
Главная головная боль организатора сбор денег. У всех разные банки, кто-то забывает, кто-то «сдаст завтра».
Проблема разных банков
Организатор со Сбербанком, а часть родителей в Тинькофф и ВТБ. Переводы между банками это комиссии и лимиты. Функция «Сбор» в банке не работает для клиентов других банков.
Решение: Joinly не зависит от банка. Родители переводят деньги любым способом, а вы отмечаете оплату в системе.
Способы оплаты
- • Перевод по номеру карты
- • СБП (по номеру телефона)
- • Наличными при встрече
- • QR-код (если банк поддерживает)
Как указать реквизиты
В описании события укажите:
- • Номер карты или телефона
- • Банк получателя
- • ФИО получателя
- • Комментарий к переводу
Подтверждение платежей
Joinly не обрабатывает платежи напрямую это инструмент учёта. Вот как работает подтверждение оплаты:
Родитель записывается на событие
Переходит по ссылке, указывает имя и email
Родитель переводит деньги
На карту организатора любым удобным способом
Родитель сообщает об оплате
Пишет в чат или лично: «Перевела 650 руб на экскурсию»
Организатор подтверждает в Joinly
Одним кликом отмечает оплату в системе
Родитель получает подтверждение
На email приходит письмо: «Ваша оплата подтверждена»
Когда вы подтверждаете оплату, система автоматически отправляет письмо родителю (если он указал email при записи). Это создаёт доверие и фиксирует факт оплаты.
Когда кто-то записывается на событие, вы получаете email-уведомление. Так вы всегда в курсе новых участников.
Примеры экскурсий
Поход в музей
Ситуация: Класс идёт в краеведческий музей. Билет для школьника 150 руб, для взрослого 300 руб.
Настройки в Joinly:
- • Тип: Фиксированная сумма с участника
- • Сумма: 150 ₽ (детский билет)
- • В описании: «Сопровождающие родители 300 руб, оплата отдельно»
Совет: Создайте два события для детей и для родителей. Так легче считать.
Поход в театр
Ситуация: Новогодний спектакль. Нужно заранее выкупить билеты на весь класс.
Настройки в Joinly:
- • Тип: Фиксированная сумма с участника
- • Сумма: стоимость билета (например, 800 ₽)
- • Дедлайн: за неделю до спектакля (чтобы успеть выкупить)
Важно: Билеты обычно невозвратные. Укажите это в описании: «После выкупа возврат невозможен».
Загородная экскурсия
Ситуация: Поездка в другой город или на природу. Аренда автобуса + экскурсия + обед.
Настройки в Joinly:
- • Тип: Общая сумма (делится на участников)
- • Сумма: полная стоимость (автобус + билеты + обед)
- • В описании: детальная смета расходов
Преимущество: При добавлении/удалении участников сумма автоматически пересчитывается.
Выезд на природу
Ситуация: Пикник, поход, спортивное мероприятие на свежем воздухе.
Настройки в Joinly:
- • Тип: Фиксированная сумма или Бесплатно (для записи)
- • В описании: что брать с собой, где встречаемся
Совет: Даже если мероприятие бесплатное, используйте Joinly для сбора списка участников так проще планировать.
Чек-лист организатора экскурсии
Провести голосование за место
Опрос в чате с вариантами
Узнать стоимость и условия
Билеты, транспорт, питание, минимальное количество
Создать событие в Joinly
Название, описание, дата, стоимость, дедлайн
Указать реквизиты для оплаты
Номер карты/телефона, банк, ФИО
Отправить ссылку в родительский чат
С кратким описанием и призывом записаться
Напомнить за 2-3 дня до дедлайна
«Осталось 3 дня для записи на экскурсию»
Подтвердить оплаты в Joinly
Отмечать по мере поступления денег
Забронировать/выкупить билеты
На основе финального списка участников
Отправить финальную информацию
Время, место сбора, что брать с собой